Để đảm bảo việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất, các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu rõ những quy định trước khi sử dụng, ví dụ như quy định viết tắt trên hóa đơn, xử lý hóa đơn khi có sai sót… Bên cạnh đó, một hóa đơn hợp pháp, hợp lý, hợp lệ cần phải đáp ứng đầy đủ các quy định sau:
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
– Thứ nhất, Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
– Thứ hai, tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
– Thứ ba, thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Ngoài ra, các doanh nghiệp cần phải đảm bảo nội dung trên hóa đơn đảm bảo tuân thủ theo đầy đủ các quy định của pháp luật.
Ngoài ra, để đảm bảo việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử được suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng và gửi cho cơ quan thuế, bao gồm:
– Thứ nhất là Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
– Thứ hai là thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
– Cuối cùng là Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử) Sau khi lập xong bộ hồ sơ, doanh nghiệp có thể gửi tới cơ quan thuế qua mạng hoặc nộp trực tiếp. Sau 2 ngày doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận được chấp thuận của cơ quan thuế.
>> Những nghiệp vụ cơ bản của hóa đơn điện tử
>> NLĐ nên nhận bảo hiểm xã hội 1 lần hay chế độ tử tuất?
Theo quy định, thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử là kể từ ngày 01/11/2020. Như vậy, thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến rất gần, do đó, để đảm bảo thế chủ động, doanh nghiệp cần phải khẩn trương tìm hiểu quy định về hóa đơn điện tử, tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm đạt chuẩn để tiến hành phối hợp triển khai.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã mang đến cho bạn đọc những thông tin hữu ích về những điều kiện đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử hiện nay.