Việc nắm rõ những nghiệp vụ cơ bản của hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai và thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử được tốt hơn, dễ dàng xử lý những tình huống không may gặp phải, giải đáp được một số vấn đề như hình thức thanh toán trên hóa đơn có bắt buộc không? Vậy, kế toán các doanh nghiệp cần phải nắm rõ những nghiệp vụ cơ bản nào của hóa đơn điện tử? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Lập hóa đơn mới
Đối với việc lập hóa đơn mới, doanh nghiệp cần phải lưu ý:
– Doanh nghiệp (DN) chọn loại hóa đơn cần lập, chọn mẫu số và ký hiệu hóa đơn, nhập đầy đủ thông tin và gửi đi xác thực trên hệ thống xác thực hóa đơn của cơ quan thuế.
– Hóa đơn sau khi được lập mới và cấp mã xác thực thành công sẽ có trạng thái là hóa đơn gốc.
Lập hóa đơn điều chỉnh
Pháp luật về hóa đơn đã quy định rất rõ những trường hợp DN cần lập hóa đơn điều chỉnh, bao gồm: hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót thông tin về khách hàng, hàng hóa, số lượng, tiền hàng,… hoặc không đúng với yêu cầu khách hàng, DN muốn điều chỉnh lại cho phù hợp.
– DN sẽ được lập hóa đơn điều chỉnh cho những hóa đơn có trạng thái là: hóa đơn gốc, hóa đơn bị điều chỉnh, hóa đơn thay thế.
– Điều kiện điều chỉnh hóa đơn: hóa đơn cần điều chỉnh phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và đã được kê khai thuế.
Lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu
Các trường hợp DN cần lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu được quy định bao gồm: DN áp dụng hình thức giảm giá bán, chiết khấu thương mại dành cho khách hàng và số tiền giảm giá, chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình (kỳ) giảm giá, chiết khấu hàng bán thì doanh nghiệp cần lập hóa đơn để điều chỉnh số tiền chiết khấu đó.
– Hóa đơn điều chỉnh chiết khấu không có số hóa đơn gốc.
– Điều kiện lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu: DN lập hóa đơn này trong trường hợp chiết khấu thương mại cuối kỳ.
Lập hóa đơn xóa bỏ
– Những trường hợp DN cần lập hóa đơn xóa bỏ: hóa đơn đã lập sai, khách hàng không muốn lấy hóa đơn nữa.
– DN chỉ được lập hóa đơn xóa bỏ cho những hóa đơn có trạng thái là hóa đơn gốc.
– Điều kiện xóa bỏ hóa đơn: hóa đơn cần xóa bỏ phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và chưa bị điều chỉnh, thay thế.
Lập hóa đơn thay thế
– Những trường hợp DN cần lập hóa đơn thay thế: hóa đơn đã lập sai, DN muốn điều chỉnh lại cho phù hợp.
– DN sẽ được lập hóa đơn thay thế cho những hóa đơn có trạng thái là: hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế.
– Điều kiện thay thế hóa đơn: hóa đơn cần thay thế phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và chưa được kê khai thuế.
NLĐ nên nhận bảo hiểm xã hội 1 lần hay chế độ tử tuất?
Nguyên tắc cần lưu ý khi viết hóa đơn bán hàng là gì?
Hủy hóa đơn
– Những trường hợp DN cần hủy hóa đơn: hóa đơn đã lập sai, khách hàng không muốn lấy hóa đơn nữa, hóa đơn xảy ra lỗi trong quá trình gửi đi xác thực.
– DN chỉ được hủy bỏ hóa đơn cho những hóa đơn có trạng thái là hóa đơn gốc chưa được xác thực.
– Điều kiện hủy bỏ hóa đơn: hóa đơn đã có số hóa đơn nhưng chưa được cấp mã xác thực hoặc bị lỗi khi gửi đi xác thực và chưa được kê khai thuế.
Như vậy trên đây là những nghiệp vụ hóa đơn mà các doanh nghiệp cần phải lưu ý để có thể thực hiện được tốt nhất.