Quy trình lưu trữ và bảo quản hồ sơ - Tổng hợp, trao đổi và thảo luận các vấn đề xã hội

Những Quy trình lưu trữ và bảo quản hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ:

Tất cả các ban / phòng đều phải xác định một vị trí thích hợp để lưu trữ hồ sơ của đơn vị mình và giao cho người có trách nhiệm theo dõi, quản lý.

Những hồ sơ, tài liệu tại các ban / phòng dựa vào những yêu cầu sau đây để xác định thời gian lưu giữ:
+ Yêu cầu của luật pháp có liên quan,
+ Nhu cầu tái sử dụng các dữ liệu trong hồ sơ,
+ Yêu cầu hợp đồng, đơn hàng,
+ Thời gian (vòng đời) của sản phẩm/dịch vụ,
+ Yêu cầu khác do các bên hữu quan đưa ra.

Ngoài ra, Giám đốc Công ty sẽ thông báo cho tất cả các cá nhân, đơn vị liên quan bằng văn bản về sự thay đổi thời gian lưu hồ sơ do:
+ Các yêu cầu hợp đồng cụ thể,
+ Trách nhiệm pháp lý đối với sản phẩm,
+ Luật pháp,
+ Yêu cầu của cơ quan chủ quản.

Tất cả CBCNV của Công ty trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
Khi cần có phương pháp lưu trữ khác với quá trình sắp xếp ban đầu, Trưởng các ban / phòng chịu trách nhiệm tổ chức xác định và thực hiện theo nhu cầu nhưng phải đảm bảo phương pháp lưu trữ thích hợp cho mỗi loại hồ sơ sao cho đáp ứng các yêu cầu bảo quản, sử dụng, bảo vệ của từng ban / phòng.
Hồ sơ lưu được lưu trữ bằng cả hai cách: lưu bản cứng vào file và lưu bản mềm trên hệ thống ERP (trực tiếp hoặc scan văn bản).

Bảo quản hồ sơ:

Bộ phận, cá nhân được giao chịu trách nhiệm xây dựng các biện pháp, bảo quản nhằm đảm bảo hồ sơ được lưu trữ tốt trước khi bị huỷ theo quy định.
Các hồ sơ phải lưu giữ, bảo quản đảm bảo an toàn, tránh các yếu tố có thể gây hư hỏng như mối mọt, ẩm ướt, cháy hay ảnh hưởng của hoá chất. Hồ sơ dựng và xếp lên giá.
Tuỳ thuộc vào tầm quan trọng và thể loại hồ sơ (giấy cứng, tranh ảnh) các ban / phòng phải xác định cách thức bảo quản thích hợp.
Khi có nhu cầu về điều kiện bảo quản phải trình kịp thời lên Tổng Giám đốc Công ty để giải quyết.
Trong quá trình bảo quản, các ban / phòng phải phân công rõ ràng người chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý. Khi phát hiện bất kỳ sự mất mát/hư hỏng/nguy cơ xảy ra các vấn đề trên phải kịp thời báo cáo với Trưởng các ban / phòng. Trưởng các ban / phòng có nhiệm vụ xem xét cách thức ngăn ngừa, xử lý thích hợp trong quyền hạn của mình và xin ý kiến Tổng Giám đốc Công ty khi cần.
Tuỳ thuộc tính chất quan trọng các dữ liệu trong hồ sơ, Tổng Giám đốc Công ty quy định mức độ bảo mật các loại hồ sơ, Trưởng các ban / phòng triển khai thực hiện và quy định bổ sung chi tiết (nếu cần) nhưng không được trái với quy định của Công ty.
Tương ứng với mức độ bảo mật, Tổng Giám đốc Công ty phân công cá nhân/đơn vị thực hiện việc bảo quản, lưu trữ thích hợp.
Khi cần thiết, Tổng Giám đốc Công ty xem xét việc ban hành quy định cụ thể đối với các hồ sơ yêu cầu bảo mật cao, kể cả việc xử phạt đối với CBCNV vi phạm.
Hướng doanh nghiệp đến việc sử dụng hồ sơ theo dạng Hợp đồng điện tử

Lưu trữ hồ sơ:

Bảo quản hồ sơ:

Để lại một bình luận Hủy