Điều kiện để hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp

Sự ra đời của hóa đơn điện tử đã giúp cho cơ quan thuế quản lý chặt chẽ tình trạng sử dụng hóa đơn trong doanh nghiệp đồng thời đẩy lùi vấn nạn buôn bán hóa đơn giả. Theo đó, xoay quanh các vấn đề thường gặp về thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử, cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót,… doanh nghiệp còn đặt ra câu hỏi hóa đơn điện tử hợp pháp là gì? Mời quý bạn đọc hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây và nghiên cứu các điều kiện để hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp.

Chúng ta cần tìm hiểu kỹ các quy định có liên quan đến hóa đơn điện tử. Một hóa đơn điện tử coi là hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. Các nguyên tắc áp dụng đối với hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (được quy định tại Khoản 5 Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

– Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

– Không bắt buộc có chữ ký số;

– Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

hóa đơn điện tử

2. Đảm bảo các nội dung của hóa đơn điện tử

Trừ một số trường hợp đặc biệt có quy định khác, một hóa đơn hợp pháp cần phải đảm bảo các nội dung của hóa đơn được quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua (trường hợp bên mua có mã số thuế);

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, trường hợp là hóa đơn GTGT thì cần có tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;

– Tổng số tiền thanh toán;

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của bên bán;

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua (nếu có);

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

– Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì cần có mã được cơ quan thuế cấp;

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

3. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm này được quy định cụ thể tại Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, theo đó:

– Hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn trong trường hợp này là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua dù đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ: là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Lưu ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng được giao.

Đối tượng và điều kiện hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu 

Những điều DN cần biết về nộp thuế điện tử hải quan

4. Định dạng hóa đơn điện tử: Định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định rõ tại Điều 8 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

5. Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

 

No votes yet.
Please wait...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *